Ești la început într-o afacere, nu știi prea multe despre actele contabile, investiții și analize financiare? Nu-i nimic. Lasă totul în grija contabilului, dar ține în frâu ceea ce se numește cash flow. Despre cash flow sau mai bine spus termenul acesta cu siguranță că l-ai mai auzit. Dar, nu știi exact ce e cu el, cu ce te ajută și la ce să fii atent în afacerea pe care ai început-o. Nu e nici o magie, ci doar atenția sporită la încasări, plăți și diferența dintre ele.
Cash Flow: ce înseamnă?
Așadar, cash flow- ce înseamnă? Este fluxul de numerar sau de trezorerie, adică diferența dintre încasările și plățile firmei tale într-o perioadă de timp: o zi, o lună, un trimestru, un an. Indicatori cash flow sunt intrările de numerar și plățile de numerar realizate, și nu facturile emise, dar neîncasate încă.
Astfel, întocmirea unui cash flow se face calculând încasările efective și plățile în numerar făcute într-o perioadă de timp stabilită de tine.
Cash Flow pozitiv sau negativ
Pentru a înțelege cât mai bine ce înseamnă cash flow și cum se gestionează, vom vorbi la concret, luând ca exemplu o afacere care folosește produse de ambalare pentru a trimite clienților diferite produse.
Firma încasează facturile pe care le emite sau banii proveniți din comenzile clienților și la rândul ei plătește către furnizori. Într-o lună, de exemplu, chiar dacă a emis 10 facturi, dar nu a încasat decât 5, iar de plătit a plătit toți furnizorii, înseamnă că net-ul din firmă a generat un cash flow negativ, pentru că plățile efective sunt mai mari decât încasările nete.
Dacă situația ar fi stat invers, adică plățile sunt mai mici decât încasările, atunci am fi vorbit despre un cash flow pozitiv. În această diferență constă succesul afacerii și ”puterea„ cu care merge înainte, face plăți și onorează comenzi.
Mai exact, pentru firma ta care trimite diverse produse către clienți ar fi foarte eficient dacă ai achiziționa folii cu bule pentru a ambala produsele. Astfel vei fi sigur că acestea nu vor ajunge deteriorare la destinație, iar astfel nu va trebui să cheltui cu înlocuirea produselor sparte.
Folie Cu Bule De Aer Mari, 120 g/mp, 0.6m x 50ml (30mp), Eco
Și tot ca un pont, alege dimensiunile potrivite ale foliei cu bule pentru ceea ce ai nevoie. Vei economisi astfel, fără a face risipă.
De ce este important Cash Flow-ul în managementul afacerii?
O afacere nu poate supraviețui fără cash flow, în principiu pozitiv. Și asta pentru că în acest caz, dacă nu există încasări, nu există bani pentru a cumpăra materie primă sau orice altceva e nevoie pentru ca afacerea să meargă înainte. Degeaba există facturi emise și care trebuie încasate, dacă în bancă nu există bani lichizi.
Pentru a evita ca acest lucru să se întâmple, calculează mereu, poate la începutul lunii, în funcție de tranzacțiile lunii trecute, de ceea ce ai nevoie pentru a funcționa. Luând exemplul afacerii care are nevoie de ambalaje: nu cumpăra, de exemplu, cu mult mai multe plicuri cu bule antișoc decât ai avut nevoie în luna precedentă pentru că există posibilitatea să-ți supraevaluezi comenzile, să faci stocuri prea mari, deci să blochezi bani, ci comandă exact cât ai nevoie.
Set 100 bucăți Plicuri cu Bule Antișoc CD Maro, 200x175+50mm, Plic cu Lipire Autoadezivă
Pentru a fi sigur că produsele ajung în siguranță la client, merită o investiție în benzile adezive care vor sigila și mai bine ambalajul. Fă un calcul în acest sens și vei vedea că este mai ieftin să cumperi astfel de benzi decât să tot înlocuiești produsele deteriorate.
Banda Adeziva Fragil, Set 6 Role, 48 mm x 60 m, 45 microni, LOW NOISE
Formula de calcul pentru Cash Flow
Cash flow este diferența dintre încasări și plăți, într-o anumită perioadă de timp. Pentru a stabili valoarea acestuia este deci necesar să știi exact câți bani au intrat în firmă în acea perioadă și câți au ieșit sub formă de plăți sau investiții, deci cash flow formula de calcul este simplă.
Pentru asta, începe prin aflarea datelor despre intrările și ieșirile de numerar. Apoi, analizează fluctuațiile din aceste operațiuni și încearcă să identifici motivele acolo unde diferențele sunt foarte mari și pe o perioadă lungă de timp. Compară apoi datele cu planurile bugetare și de afaceri pentru a vedea ce se poate îmbunătăți.
De exemplu, dacă vei constata că ai cumpărat și ai rămas cu foarte multe pungi de curierat nefolosite, dar ai avut nevoie de mai multe pungi cu fermoar Ziplock, atunci luna următoare cumpără mai multe din acestea și mai puțin din primele. Vei echilibra astfel stocul.
Set 100 Bucăți Pungi Din Plastic Cu Fermoar (ZipLock), 85mm x 120mm, 50my
Tipuri de Cash Flow
Există trei tipuri de cash flow care dau o imagine de ansamblu afacerii tale, în funcție de locul unde merg banii.
Cash flow operațional - acesta provine din activitățile principale ale firmei, adică încasările și plățile. Este principalul tip de cash flow și care dă tonul celorlalte două, pentru că dacă este pozitiv le vei putea realiza pe următoarele:
Cash flow de investiții - Investițiile înseamnă achiziția de active imobilizate care devin profitabile la vânzarea după minim un an. Deci, cash flow de investiții înseamnă diferența dintre plățile pentru cumpărarea de active imobilizate și încasările obținute din vânzarea lor.
Cash flow de finanțare - înseamnă diferența dintre încasările și plățile de restituire făcute pentru finanțarea firmei. Încasările pot proveni din împrumuturi de la bănci, terțe persoane, leasing, etc…iar restituirea acestora înseamnă plățile făcute pentru acoperirea datoriilor.
Exemple de Cash Flow
Pe lângă categoriile de cash flow și metodele prin care se obține, cel mai important este să fie unul pozitiv, adică încasările în numerar să fie mai mari decât plățile. Pentru asta gestionarea corectă a stocurilor este necesară. Vei evita astfel să ai stocuri mari pentru produse folosite puțin și stocuri reduse pentru cele folosite des. Analiza atentă a acestor aspecte te va ajuta să faci comenzile corecte de materiale și să menții un cash flow pozitiv în majoritatea timpului.
Iată un exemplu de cash flow, dacă vorbim de ambalarea produselor pe care le trimiți clienților, fă o analiză a produselor de ambalare pe care le folosești cel mai des în funcție de ceea ce expediezi. Pentru că aceste produse de ambalare au dimensiuni diferite, la fel, analizează care dintre ele îți sunt cele mai utile pentru a le comanda în număr mai mare.
Nu investi în produse de dimensiuni mari dacă tu ai nevoie de unele mult mai mici. Ca exemplu, alege o folie strech de 50 de cm și nu o folie strech de 10 de cm, dacă știi că ai de ambalat produse mari, în general.
Folie PreStretch Transparentă, 420mm, 8my, 1.9kg, 600m
De asemenea, câteva exemple de cash flow pozitiv, ceea ce este mereu de dorit, sunt cele investiționale, atunci când vinzi acțiunile sau activele la un preț mai mare decât cel de achiziție și obții astfel bani cash mai mulți sau cele de finanțare, când prin împrumuturile obținute se plătesc datorii sau banii sunt investiți, urmând ca după o perioadă de timp să aducă venituri mai mari.
Cum se analizează Cash Flow-ul și care sunt beneficiile?
Analiza cash-flow-ului trebuie făcută riguros pentru a avea o imagine cât mai exactă a banilor de care afacerea poate dispune în orice moment. Aceasta se realizează în mai mulți pași:
- Sursele de cash flow - află exact care sunt acestea, indiferent dacă sunt operaționale, de investiții sau de finanțare. Este necesar să știi exact de unde provin banii.
- Fluxul de numerar- calculează-l, astfel să înțelegi exact de unde provine, valoarea acestuia și dacă este pozitiv sau negativ.
- Interpretarea datelor- în funcție de cifrele pe care le-ai aflat, identifică fluctuațiile și stabilește dacă sunt diferențe semnificative între anumite perioade de timp și care este motivul acestora.
- Evaluează performanțele financiare- folosește-te de datele obținute pentru a stabili cum a evoluat afacerea din punct de vedere al veniturilor și capacitatea de dezvoltare în viitor.
- Fă o strategie- pentru ca în perioada imediat următoare, dar și mai îndelungată, cash flow-ul afacerii să fie mereu pozitiv.
Monitorizarea încasărilor și a cheltuielilor este astfel cheia unei afaceri care să aibă mereu bani cash și să nu fie pusă în imposibilitatea de a achita sau mai important, de a cumpăra marfă sau materiale necesare desfășurării activității.
De exemplu, în procesul de expediere a produselor comandate de clienți, pe lângă ambalare, nu uita de faptul că pachetele trebuie etichetate. Așadar, deși sunt obiecte micuțe, etichetele sunt foarte importante. Trebuie să ai mereu stoc suficient, pentru că altfel nu ai cum să trimiți coletele către clienți.
Etichete Autoadezive Termice 100 x 150 mm, Perfor de Rupere, 1000 Etichete / Rolă
Prin ce se deosebește Cash Flow de profit?
Deși ar putea părea că profitul și cash flow-ul sunt același lucru, ele sunt elemente ale afacerii total diferite, dar interconectare.
Profitul este diferența dintre venitul total al afacerii și cheltuieli. Profitul măsoară rentabilitatea și succesul afacerii.
Cash flow-ul reprezintă lichiditățile, fluxul de numerar pe care afacerea se poate baza pentru plăți și investiții în dezvoltare. Mai exact, reprezintă banii efectiv încasați.
De exemplu, dacă o factură este emisă în luna martie și este plătită abia în iunie, profitul pe luna martie există în acte, dar banii efectiv intră în cont abia în iunie, atunci când te poți folosi de ei. Cash flow-ul se va calcula astfel în iunie, chiar dacă profitul, pe hârtie, a fost atins în luna martie. Din acest motiv cash flow-ul este esențial pentru desfășurarea afacerii, pentru că dacă nu există numerar, plățile și achiziția de materiale sunt blocate.
Strategii pentru îmbunătățirea fluxului de numerar ( Cash Flow)
Pentru a avea un cash flow ”sănătos” nu este nevoie decât de o planificare riguroasă. În primul rând, al stocului. Am vorbit despre asta, despre cum să nu cumperi produse multe, dar pe care le folosești puțin, ci invers. Din aceeași categorie poate face parte și achiziția de materiale în număr mare, pentru a obține o reducere. Dar, cumpără astfel doar acele produse de care știi că ai nevoie imediată și în mod regulat.
Set 250 bucăți Pungi Hârtie 26x17x27 cm, Kraft, Mâner Plat
- Alege pachetele promo sau acolo unde este posibil folosește-te de o campanie, implică produse biodegradabile și vei obține poate și mai mulți clienți, interesați de protejarea mediului.
- Pe lângă planificarea stocurilor și strategii de marketing, pentru a te asigura că facturile sunt plătite cât mai repede stabilește un termen de plată mai scurt. Monitorizează atent aceste termene, cât și cele de plăți, pentru a te asigura că niciunul nu este depășit.
- Analizează situația financiară și îmbunătățește felul în care se cheltuie banii.
- Previzionează cash flow-ul și planifică investițiile și achizițiile în funcție de asta.
- Pune bani deoparte pentru situații de urgență.